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Analyse d’outils pour supporter les communautés de pratiques – SharePoint Online

Je profite de l’occasion pour vous partager un résumé d’un de mes travaux notés du cours INF6400 (Gestion des connaissances et informatique) à la TELUQ. Le travail visait à analyser quatre outils informatiques qui pourraient supporter les communautés de pratique au sein d’une organisation.

Les quatre outils que j’ai choisis sont les suivants :

Dans ce billet l’outil SharePoint Online sera analysé :

SharePoint Online est définitivement un outil complet pour supporter les communautés de pratiques.

L’outil est particulièrement utile pour le principe « 1.1 – Visibilité de la communauté au sein de l’organisation » du modèle KWC en offrant le modèle de site portail communautaire : « Un portail communautaire est un annuaire qui répertorie tous les sites communautaires disponibles sur l’intranet de votre société. Sur ce portail communautaire, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches, suivre, visiter, découvrir et participer à des communautés d’intérêts.». À l’aide de ce portail, tous les employés sont en mesure de connaitre l’existence des communautés dans l’organisation.

L’outil est utile pour le principe « 1.2 – Visibilité de la communauté pour les membres » du modèle KWC en offrant le modèle de site communautaire : « Une communauté en ligne est un forum virtuel où des idées sont présentées et partagées. Il favorise la communication ouverte parmi les membres qui partagent leurs compétences et en apprennent des autres. ». Ce modèle de site inclut également une page « Membres » offrant la fonctionnalité de répertoire des membres avec un indicateur de présence grâce à l’intégration de Skype Entreprise et Exchange.

SharePoint Online est indispensable pour le segment fonctionnel 1 – Se connaitre, échanger des idées. En particulier pour le principe « 1.3 – Visibilité de chaque membre de la communauté » du modèle KWC en offrant à chaque membre un profil personnel : « Créez un profil personnel enrichi pour faire entendre votre voix au sein de votre organisation. Partagez les projets auxquels vous avez participé, vos compétences, les aspects que vous souhaitez développer et les informations que d’autres utilisateurs peuvent vous demander. ». L’interface propose également de la recherche et de la découverte intelligente grâce à l’intégration de Delve.

SharePoint Online est indispensable pour le segment fonctionnel 2 – Travailler ensemble, échanger de la connaissance ». En particulier pour les principes « 2.2 – Échanger des idées et des informations » et « 2.3 – Mettre en œuvre le projet » du modèle KWC en offrant plusieurs types d’applications : « Vous pouvez ajouter des applications à votre site pour le personnaliser avec des fonctionnalités spécifiques ou pour afficher des informations. ». Les modèles d’applications suivants sont indispensables pour supporter les communautés de pratiques : « Sondage, Suivi des problèmes, Annonces, Contacts, Calendrier, Forum de discussion, Tâches, Bibliothèque de documents ». Ces applications sont également configurables afin d’activer au besoin, le contrôle de version, le flux RSS, l’envoi de courriel, etc…

D’après la matrice des états de la connaissance, SharePoint Online permet la création de connaissances tacites vers l’explicites lorsqu’un individu dépose un document ou encore répond à une question dans un forum. Lorsqu’un individu effectue une recherche et qu’il trouve la réponse à la question, on parle alors ici de création de connaissances explicites à tacites.

Suite à l’exploration des différentes fonctionnalités de SharePoint Online et des différentes catégories d’outils technologiques proposées par Etienne Wenger, il semble que l’outil pourrait être considéré dans les catégories suivantes :

  • Knowledge Worker’s Desktop;
  • Project Spaces;
  • Online Communities;
  • Discussion Groups;
  • Synchronous Interactions;
  • Access to expertise;
  • Knowledge base;

En effet, il couvre la majorité des catégories grâce à l’intégration d’autres applications mais il reste tout de même une catégorie pour laquelle il ne fait pas bonne augure et il s’agit du E-Learning Spaces (LMS) : «  […] depending on business needs and goals that are little more complex, it is safe to say that SharePoint will need customization and/or a separate LMS in order to function as a full, all-inclusive training experience. »

Ainsi, son spider-web pourrait être illustré ainsi :

spiderWebSPOnline.png

 

Références

  1. Microsoft, SharePoint Online, consulté le 21 janvier 2018.
    URL : http://bit.ly/2mX1Lzm
  2. Microsoft, Créer un portail communautaire, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2BngE74
  3. Microsoft, Créer une communauté, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2soIpsX
  4. Microsoft, Recherche et découverte intelligentes, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2Cg0U2I
  5. Microsoft, Créer une liste dans SharePoint, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2nYG0Qd
  6. Amber Johnson, Can SharePoint As An LMS Really Work?, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2z4nx8Y

 

 

 

 

 

 

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Analyse d’outils pour supporter les communautés de pratiques – Skype Entreprise

Je profite de l’occasion pour vous partager un résumé d’un de mes travaux notés du cours INF6400 (Gestion des connaissances et informatique) à la TELUQ. Le travail visait à analyser quatre outils informatiques qui pourraient supporter les communautés de pratique au sein d’une organisation.

Les quatre outils que j’ai choisis sont les suivants :

Dans ce billet l’outil Skype Entreprise sera analysé :

Skype Entreprise est un outil très utile pour supporter les communautés de pratiques bien qu’il s’agit principalement d’un logiciel de visiophonie.

Skype Entreprise est utile pour le segment fonctionnel 1 – Se connaître, échanger des idées en offrant une plateforme pour les appels, les conférences, les vidéos et le partage.

L’outil est indispensable pour le segment fonctionnel 1. En particulier pour le principe « 1.3 – Visibilité de chaque membre de la communauté » et « 1.4 – Rencontres virtuelles » du modèle KWC en offrant un répertoire des individus de l’organisation incluant une photo ainsi qu’un indicateur de présence. Ceci est rendu possible grâce à l’intégration avec SharePoint Online et Exchange. Skype offre la possibilité d’effectuer des appels, des conférences, un tableau blanc, de l’enregistrement vidéo et le chat permettent de supporter les échanges virtuels d’une communauté : « Rédigez des documents, réalisez des dessins et apportez des modifications comme si vous étiez dans la même salle. ».

L’outil est également indispensable pour le segment fonctionnel 2 – Travailler ensemble, échanger de la connaissance ». En particulier pour le principe « 2.2 – Échanger des idées et des informations » en offrant la possibilité de penser ensemble et de débattre des idées via la visiophonie ou le chat : « Rassemblez jusqu’à 250 participants et 10 000 personnes avec la diffusion de Réunions Skype. ».

L’outil est, partiellement inutile pour le segment fonctionnel 1. Surtout pour le principe « 1.5 – Manager l’activité de la communauté » car il permet principalement d’effectuer des rencontres virtuelles et ceci n’est pas d’une grande utilité pour valider la fréquence et le volume d’échange d’une communauté de pratique.

Skype Entreprise dans Office 365 offre plusieurs fonctionnalités comme les rencontres virtuels, le tableau blanc et le chat qui permettent la transformation des connaissances tacites vers le tacite (Socialisation) : « La socialisation représente l’interaction des individus au sein d’un groupe […] ». Ainsi, l’outil permet de supporter les communautés professionnelles dans l’optique de la création de connaissances.

Suite à l’exploration des différentes fonctionnalités de Skype Entreprise et des différentes catégories d’outils technologiques proposées par Etienne Wenger, il semble que l’outil pourrait être considéré particulièrement dans les catégories suivantes :

  • Discussion Groups;
  • Synchronous Interactions;

Puisqu’il s’agit avant tout d’un logiciel de visiophonie, cela explique qu’il ne se retrouve pas dans plusieurs catégories.

Ainsi, son spider-web principalement constitué des dimensions : « Sharing, Social Structuring » pourrait être illustré ainsi :

spiderWebSkype

 

Bibliographie

  1. Microsoft, Solution de réunions en ligne professionnelles conçue pour les entreprises, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2CvU8FP

Analyse d’outils pour supporter les communautés de pratiques – Microsoft Teams

Je profite de l’occasion pour vous partager un résumé d’un de mes travaux notés du cours INF6400 (Gestion des connaissances et informatique) à la TELUQ. Le travail visait à analyser quatre outils informatiques qui pourraient supporter les communautés de pratique au sein d’une organisation.

Les quatre outils que j’ai choisis sont les suivants :

Dans ce billet l’outil Microsoft Teams sera analysé :

Bien qu’il soit relativement nouveau, Microsoft Teams est un outil remarquable pour supporter les communautés de pratiques.

Microsoft Teams est utile pour le segment fonctionnel 1 – Se connaître, échanger des idées en permettant la création d’équipes ainsi que de canaux personnalisables et extensibles avec d’autres applications : « Utilisée par les utilisateurs et les équipes pour collaborer en temps réel dans le même groupe de membres. ».

L’outil est utile pour le principe « 1.2 – Visibilité de la communauté pour les membres » du modèle KWC en permettant de voir qui participe à une équipe ou un canal : « Les canaux d’une équipe sont des endroits où chaque membre dans l’équipe peut mener des conversations ouvertes. Les discussions privées ne sont accessibles qu’aux personnes qui participent à cette conversation. ». De plus, dans une conversation de canal, il est possible d’effectuer une « @mention » pour que la personne ciblée reçoive une notification vers la discussion.

Grace à son intégration à plusieurs applications de la suite Office 365, l’outil est utile pour le segment fonctionnel 2 – Travailler ensemble, échanger de la connaissance comme il est possible de le voir dans la section « Applications Office 365 intégrées » de sa fiche promotionnelle : « Donnez à votre équipe un accès intégré à tout ce dont elle a besoin, directement dans Office 365. Gérez l’ensemble de vos conversations, fichiers et outils dans un seul espace de travail d’équipe. ».

L’outil est indispensable pour le segment fonctionnel 1. En particulier pour le principe « 1.3 – Visibilité de chaque membre de la communauté » du modèle KWC en offrant à chaque membre un profil personnel. Ceci est rendu possible grâce à l’intégration avec SharePoint Online et Exchange.

L’outil est également indispensable pour le segment fonctionnel 2 – Travailler ensemble, échanger de la connaissance ». En particulier pour le principe « 2.2 – Échanger des idées et des informations » en offrant un forum électronique permettant de structurer l’information selon des canaux thématiques ou des groupes de travail partagés : « Créez des canaux personnalisés en fonction des flux de travail ou des sujets. ». De plus, celui-ci offre la possibilité de penser ensemble et de débattre des idées via la visiophonie grâce à l’intégration entre Microsoft Teams et Skype Entreprise : « L’interopérabilité permet aux utilisateurs de Skype Entreprise et de Teams de discuter et de s’appeler tout en garantissant la fluidité des communications au sein de votre organisation. ».

L’outil est également indispensable pour le segment fonctionnel 2 – Travailler ensemble, échanger de la connaissance ». En particulier pour le principe « 2.3 – Mettre en œuvre le projet » du modèle KWC en offrant la possibilité de documenter le projet dans une bibliothèque de document grâce à l’intégration avec SharePoint Online : « Dans Microsoft Teams, chaque équipe dispose d’un site dans SharePoint Online, et chaque canal d’une équipe reçoit un dossier dans la bibliothèque de documents par défaut du site de l’équipe. Les fichiers partagés dans une conversation sont automatiquement ajoutés à la bibliothèque de documents. ».

L’outil est, partiellement inutile pour le segment fonctionnel 1. Surtout pour le principe « 1.5 – Manager l’activité de la communauté » car le rapport d’activité de l’utilisateur est très incomplet. Le rapport permet uniquement de voir l’activité globale de Microsoft Teams ce qui n’est pas d’une grande utilité pour valider la fréquence et le volume d’échange d’une communauté de pratique.

Microsoft Teams permet d’aller au-delà de la simple création de connaissances en permettant l’organisation des connaissances et en facilitant la recherche. D’après la matrice des états de la connaissance, Microsoft Teams permet la création de connaissances tacites vers l’explicites lorsqu’un individu répond à une question dans canal. Lorsqu’un individu effectue une recherche et qu’il trouve la réponse à la question, on parle alors de création de connaissances explicites à tacites. L’outil permet donc de supporter les communautés professionnelles dans l’optique de la création de connaissances.

Suite à l’exploration des différentes fonctionnalités de Microsoft Teams et des différentes catégories d’outils technologiques proposées par Etienne Wenger, il semble que l’outil pourrait être considéré dans les catégories suivantes :

  • Knowledge Worker’s Desktop;
  • Project Spaces;
  • Discussion Groups;
  • Synchronous Interactions;
  • Access to expertise;
  • Knowledge base;

Il couvre lui aussi plusieurs des catégories grâce à l’intégration de SharePoint Online et d’autres applications bien que son point fort soit la catégorie « Synchronous Interactions ».

Ainsi, son spider-web pourrait être illustré ainsi :

spiderWebTeams

Références

  1. Microsoft, Présentation de Microsoft Teams, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2o3vA27
  2. Microsoft, Découvrez Microsoft Teams, la plateforme pour le travail en équipe dans Office 365, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2o1xDU3
  3. Microsoft, Interaction de SharePoint Online et OneDrive Entreprise avec Microsoft Teams, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2H8PKQC
  4. Microsoft, Interopérabilité entre Microsoft Teams et Skype Entreprise, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2BnkKMp
  5. Microsoft, Rapports Office 365 dans le Centre d’administration – Activité de l’utilisateur sur Microsoft Teams, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2H8u9rC

 

 

 

 

 

Qu’en est-il aujourd’hui du SharePoint Framework (SPFx) On-Premise ?

Introduction

En considérant ces différentes livraison en ordre chronologique :

  • SharePoint 2016 RC0 – Mai 2016
  • SharePoint 2016 Feature Pack 1 – Novembre 2016
  • SharePoint Framework GA (composants WebPart côté client seulement) – Février 2017
  • SharePoint 2016 Feature Pack 2 (Incluant SPFx) – Septembre 2017
  • SharePoint Framework Extension RC0 (SharePoint Online seulement) – Septembre 2017

On peut constater qu’il y a belle et bien un gros « gap » entre ce qui est mis en ligne sur SharePoint On-Premise versus SharePoint Online.

Cycle de mise à jour SharePoint Online vs SharePoint OnPremise

L’extrait suivant explique bien les différences  :

Étant donné que SharePoint Online et SharePoint 2016 ont différents cycles de mise en circulation pour les nouvelles fonctionnalités, ils ont aussi des fonctions différentes lorsqu’il s’agit de SharePoint Framework. SharePoint Online utilise toujours la dernière version de SharePoint Framework, mais SharePoint 2016 prend uniquement en charge la version correspondant aux dépendances côté serveur des packages déployés.
SharePoint 2016 Feature Pack 2 prend en charge les composants WebPart SharePoint Framework côté client hébergés dans des pages SharePoint classiques créées à l’aide de SharePoint Framework v1.1.0. Cela signifie que lorsque vous ciblez la plateforme SharePoint 2016, vous devez utiliser SharePoint Framework v1.1.0 en raison des dépendances de la version côté serveur.

Source

Le Feature Pack 2 à la rescousse de SharePoint 2016?

Partiellement. Oui il est possible de développer des composants WebPart client avec cette version mais il y a quand même plusieurs améliorations qui ont été effectuées entre la version 1.1.0 et la version 1.4.0 du SharePoint Framework.

De plus, le SharePoint Framework Extension qui permet entre autre d’utiliser des placeholder pour par exemple ajouter un pied de page (Footer) sans modifier la page maître n’est pas disponible et il ne le sera probablement jamais pour SharePoint 2016.

SPFx Extension disponible seulement sur SharePoint 2019?

Je n’ai pas réussi à obtenir une confirmation officiel de Microsoft mais on tire cette conclusion suite à des échanges avec d’autres MVP influents en nous me basant sur ceci :

Lors du « Jeff teper’s takeover about SharePoint » sur Twitter une question concernant la disponibilité de l’expérience moderne dans un Feature Pack future a été posé :

TwitterModernExperience

 

Puisque le SPFx Extension a besoin de l’expérience moderne pour fonctionner et que celui-ci est un trop gros changement pour un feature pack, on peut conclure que le SPFx Extension ne sera pas disponible On-Premise avant SharePoint 2019.

Conclusion

C’est vraiment dommage car le SPFx Extension permet d’effectuer plusieurs personnalisations sur lesquelles on peut compter en toute sécurité dans un avenir prévisible mais celui-ci n’est malheureusement pas disponible. Donc, dans l’attente de celui-ci, on devra continuer de faire des Add-Ins pour ajouter un pied de page ou encore des CEWP…

Références :

SPFx Sharepoint 2016 support

SPFx known issues and common questions

Techniques pour récupérer les éléments HTML d’une WebPart en JavaScript (Partie 2)

Dans mon billet précédent, j’ai abordé différentes techniques pour récupérer les éléments HTML d’une WebPart en JavaScript.

Cependant, que faire si vous ne voulez pas afficher le Titre d’une WebPart de recherche de contenu et que des changements dans l’ordre des WebParts est possible (changement de ID)?

J’ai donc trouvé deux nouvelles techniques :

Technique 3 – Ajouter une balise dans le modèle d’affichage et naviguer dans ses éléments parents

Cette technique consiste à utiliser le ajouter une balise (un div avec un ID « wp » dans ce cas) puis de naviguer dans ses éléments parents pour récupérer le HTML d’une WebPart précise.

Voici le code pour y arriver :

<script src="https://ajax.googleapis.com/ajax/libs/jquery/3.2.1/jquery.min.js"></script>
<script type="text/javascript">
ExecuteOrDelayUntilScriptLoaded(initializeScript, "sp.js");</pre>


function initializeScript()
{
//Find the DIV with the webpartid then the closest parent div starting with MSOZoneCell_WebPartWPQ
$wp= $("#wp").parents("div[id*='MSOZoneCell_WebPartWPQ']"); //MSOZoneCell_WebPartWPQ2
$wp.css('max-width', '660px');
$wp.css('float', 'left');
}
</script>

Résultat

Dans cet exemple de WebPart de recherche de contenu, un style est appliqué sur le DIV MSOZoneCell_WebPartWPQ2 en utilisant une balise :

techniqueHTML3

Points à faire attention avec cette technique

  • Assurez-vous de mettre un ID significatif qui est unique dans votre page.

Technique 4 – Utiliser le GUID de la WebPart

Cette technique consiste à utiliser le webpartid puis de naviguer dans ses éléments parents pour récupérer le HTML d’une WebPart précise.

Voici le code pour y arriver :

<script src="https://ajax.googleapis.com/ajax/libs/jquery/3.2.1/jquery.min.js"></script>
<script type="text/javascript">
ExecuteOrDelayUntilScriptLoaded(initializeScript, "sp.js");

function initializeScript()
{
//Find the DIV with the webpartid then the closest parent div starting with MSOZoneCell_WebPartWPQ
$wp= $("DIV[webpartid='13c8d6db-fa88-4e77-985c-ef4fcc858865']").parents("div[id*='MSOZoneCell_WebPartWPQ']"); //MSOZoneCell_WebPartWPQ2
$wp.css('max-width', '660px');
$wp.css('float', 'left');
}
</script>

Résultat

Dans cet exemple de WebPart de recherche de contenu, un style est appliqué sur le DIV MSOZoneCell_WebPartWPQ2 en utilisant le webpartid:

techniqueHTML4

Points à faire attention avec cette technique

  • Assurez-vous d’ajuster votre code si vous supprimez puis ajoutez à nouveau la WebPart car le webpartid changera.

Conclusion

Les deux nouvelles techniques présentées dans cet article peuvent vous permettre facilement d’appliquer des personnalisations sur un élément HTML d’une WebPart.

Ces techniques peuvent répondre à un besoin simple mais cela ne constituent pas une solution aussi robuste et à l’épreuve du futur que l’utilisation du SharePoint Framework.

Il faut comprendre que l’utilisation de code client qui repose sur des éléments du DOM spécifiques ne sont pas recommandé car ceci n’est pas pris en charge dans l’interface utilisateur moderne. De plus, le DOM dans SharePoint Online est sujet à des changements fréquents…

Comment copier des affichages SharePoint d’une liste/bibliothèque vers une autre ?

Introduction

Si vous travaillez avec SharePoint depuis un bon moment, vous vous êtes surement retrouvé dans une situation dont vous aviez créé une liste/bibliothèque avec bon nombre d’affichages et qu’à un bon moment, vous aviez besoin de copier ces affichages vers une autre liste ayant les mêmes colonnes. Malheureusement, il n’y a pas de mécanisme permettant de tout sélectionner vos affichages et de les copier vers une autre liste. Dans ce billet je vous présenterai quelque façons pour y arriver en utilisant en premier un outil tiers et en second un script PowerShell.

Les outils tiers

Bien évidemment, si les outils tiers peuvent copier des listes et des bibliothèques, ils peuvent également être utilisé pour copier des affichages dans des listes existantes.

Dans l’exemple ci-dessous j’utilise ShareGate pour copier des affichages :

Affichage1

Affichage2

Puisque c’est seulement une case à cocher, c’est tout ou rien alors ce n’est pas possible de sélectionner les affichages que l’on veut copier ou pas. Heureusement, ça ne nécessite pas un doctorat en génie nucléaire pour arriver à copier des affichages avec un outils tiers.

Le PowerShell à la rescousse

Si vous effectuer une recherche sur google avec les termes « Copy sharepoint view », les premiers résultats que vous allez trouver utilise majoritairement un script PowerShell afin d’effectuer la tâche. En effet, puisqu’il y a peu de chance qu’on effectue cela à tous les jours, il est préférable de faire un script PowerShell qu’une solution utilisant le modèle objet serveur (SSOM) ou client (CSOM).

Ce script permet d’effectuer la copie des affichages d’une liste source vers une liste de destination.

On peut l’appeler facilement ainsi :

.\Copy-SPListViews.ps1 -SourceWebUrl « https://portal.contoso.com/sites/teamsite/ &raquo; -DestinationWebUrl « https://portal.contoso.com/hr &raquo; -SourceListTitle « Team Documents » -DestinationListTitle « HR Documents »

Celui-ci peut vous offrir d’avantage de flexibilité si de sélectionner les affichages que l’on veut copier ou pas

 

Conclusion

La copie d’affichage est possible dans la mesure ou les deux listes/bibliothèques ont les mêmes colonnes et dans ce billet je vous ai présenté deux méthodes ayant chacun leur niveau de convivialité et de flexibilité.

Un générateur de « meme » dans Microsoft Teams

J’ai récemment essayé Microsoft Teams et une fonctionnalité qui m’a particulièrement intrigué est le générateur de « meme ». C’est assez avant-gardiste d’offrir cette fonctionnalité puisque dans plusieurs entreprises les sites à caractère humoristique sont souvent bloqués par le filtrage web.

Voici un aperçu de cette fonctionnalité :

TeamMemes2

Par la suite, il suffit de l’ajouter comme un message :

TeamMemes3.PNG

Plusieurs annonces sont à venir au Microsoft Ignite alors on n’a pas fini d’en entendre parler !