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Analyse d’outils pour supporter les communautés de pratiques – SharePoint Online

Je profite de l’occasion pour vous partager un résumé d’un de mes travaux notés du cours INF6400 (Gestion des connaissances et informatique) à la TELUQ. Le travail visait à analyser quatre outils informatiques qui pourraient supporter les communautés de pratique au sein d’une organisation.

Les quatre outils que j’ai choisis sont les suivants :

Dans ce billet l’outil SharePoint Online sera analysé :

SharePoint Online est définitivement un outil complet pour supporter les communautés de pratiques.

L’outil est particulièrement utile pour le principe « 1.1 – Visibilité de la communauté au sein de l’organisation » du modèle KWC en offrant le modèle de site portail communautaire : « Un portail communautaire est un annuaire qui répertorie tous les sites communautaires disponibles sur l’intranet de votre société. Sur ce portail communautaire, les utilisateurs peuvent effectuer des recherches, suivre, visiter, découvrir et participer à des communautés d’intérêts.». À l’aide de ce portail, tous les employés sont en mesure de connaitre l’existence des communautés dans l’organisation.

L’outil est utile pour le principe « 1.2 – Visibilité de la communauté pour les membres » du modèle KWC en offrant le modèle de site communautaire : « Une communauté en ligne est un forum virtuel où des idées sont présentées et partagées. Il favorise la communication ouverte parmi les membres qui partagent leurs compétences et en apprennent des autres. ». Ce modèle de site inclut également une page « Membres » offrant la fonctionnalité de répertoire des membres avec un indicateur de présence grâce à l’intégration de Skype Entreprise et Exchange.

SharePoint Online est indispensable pour le segment fonctionnel 1 – Se connaitre, échanger des idées. En particulier pour le principe « 1.3 – Visibilité de chaque membre de la communauté » du modèle KWC en offrant à chaque membre un profil personnel : « Créez un profil personnel enrichi pour faire entendre votre voix au sein de votre organisation. Partagez les projets auxquels vous avez participé, vos compétences, les aspects que vous souhaitez développer et les informations que d’autres utilisateurs peuvent vous demander. ». L’interface propose également de la recherche et de la découverte intelligente grâce à l’intégration de Delve.

SharePoint Online est indispensable pour le segment fonctionnel 2 – Travailler ensemble, échanger de la connaissance ». En particulier pour les principes « 2.2 – Échanger des idées et des informations » et « 2.3 – Mettre en œuvre le projet » du modèle KWC en offrant plusieurs types d’applications : « Vous pouvez ajouter des applications à votre site pour le personnaliser avec des fonctionnalités spécifiques ou pour afficher des informations. ». Les modèles d’applications suivants sont indispensables pour supporter les communautés de pratiques : « Sondage, Suivi des problèmes, Annonces, Contacts, Calendrier, Forum de discussion, Tâches, Bibliothèque de documents ». Ces applications sont également configurables afin d’activer au besoin, le contrôle de version, le flux RSS, l’envoi de courriel, etc…

D’après la matrice des états de la connaissance, SharePoint Online permet la création de connaissances tacites vers l’explicites lorsqu’un individu dépose un document ou encore répond à une question dans un forum. Lorsqu’un individu effectue une recherche et qu’il trouve la réponse à la question, on parle alors ici de création de connaissances explicites à tacites.

Suite à l’exploration des différentes fonctionnalités de SharePoint Online et des différentes catégories d’outils technologiques proposées par Etienne Wenger, il semble que l’outil pourrait être considéré dans les catégories suivantes :

  • Knowledge Worker’s Desktop;
  • Project Spaces;
  • Online Communities;
  • Discussion Groups;
  • Synchronous Interactions;
  • Access to expertise;
  • Knowledge base;

En effet, il couvre la majorité des catégories grâce à l’intégration d’autres applications mais il reste tout de même une catégorie pour laquelle il ne fait pas bonne augure et il s’agit du E-Learning Spaces (LMS) : «  […] depending on business needs and goals that are little more complex, it is safe to say that SharePoint will need customization and/or a separate LMS in order to function as a full, all-inclusive training experience. »

Ainsi, son spider-web pourrait être illustré ainsi :

spiderWebSPOnline.png

 

Références

  1. Microsoft, SharePoint Online, consulté le 21 janvier 2018.
    URL : http://bit.ly/2mX1Lzm
  2. Microsoft, Créer un portail communautaire, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2BngE74
  3. Microsoft, Créer une communauté, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2soIpsX
  4. Microsoft, Recherche et découverte intelligentes, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2Cg0U2I
  5. Microsoft, Créer une liste dans SharePoint, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2nYG0Qd
  6. Amber Johnson, Can SharePoint As An LMS Really Work?, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2z4nx8Y

 

 

 

 

 

 

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Analyse d’outils pour supporter les communautés de pratiques – Microsoft Teams

Je profite de l’occasion pour vous partager un résumé d’un de mes travaux notés du cours INF6400 (Gestion des connaissances et informatique) à la TELUQ. Le travail visait à analyser quatre outils informatiques qui pourraient supporter les communautés de pratique au sein d’une organisation.

Les quatre outils que j’ai choisis sont les suivants :

Dans ce billet l’outil Microsoft Teams sera analysé :

Bien qu’il soit relativement nouveau, Microsoft Teams est un outil remarquable pour supporter les communautés de pratiques.

Microsoft Teams est utile pour le segment fonctionnel 1 – Se connaître, échanger des idées en permettant la création d’équipes ainsi que de canaux personnalisables et extensibles avec d’autres applications : « Utilisée par les utilisateurs et les équipes pour collaborer en temps réel dans le même groupe de membres. ».

L’outil est utile pour le principe « 1.2 – Visibilité de la communauté pour les membres » du modèle KWC en permettant de voir qui participe à une équipe ou un canal : « Les canaux d’une équipe sont des endroits où chaque membre dans l’équipe peut mener des conversations ouvertes. Les discussions privées ne sont accessibles qu’aux personnes qui participent à cette conversation. ». De plus, dans une conversation de canal, il est possible d’effectuer une « @mention » pour que la personne ciblée reçoive une notification vers la discussion.

Grace à son intégration à plusieurs applications de la suite Office 365, l’outil est utile pour le segment fonctionnel 2 – Travailler ensemble, échanger de la connaissance comme il est possible de le voir dans la section « Applications Office 365 intégrées » de sa fiche promotionnelle : « Donnez à votre équipe un accès intégré à tout ce dont elle a besoin, directement dans Office 365. Gérez l’ensemble de vos conversations, fichiers et outils dans un seul espace de travail d’équipe. ».

L’outil est indispensable pour le segment fonctionnel 1. En particulier pour le principe « 1.3 – Visibilité de chaque membre de la communauté » du modèle KWC en offrant à chaque membre un profil personnel. Ceci est rendu possible grâce à l’intégration avec SharePoint Online et Exchange.

L’outil est également indispensable pour le segment fonctionnel 2 – Travailler ensemble, échanger de la connaissance ». En particulier pour le principe « 2.2 – Échanger des idées et des informations » en offrant un forum électronique permettant de structurer l’information selon des canaux thématiques ou des groupes de travail partagés : « Créez des canaux personnalisés en fonction des flux de travail ou des sujets. ». De plus, celui-ci offre la possibilité de penser ensemble et de débattre des idées via la visiophonie grâce à l’intégration entre Microsoft Teams et Skype Entreprise : « L’interopérabilité permet aux utilisateurs de Skype Entreprise et de Teams de discuter et de s’appeler tout en garantissant la fluidité des communications au sein de votre organisation. ».

L’outil est également indispensable pour le segment fonctionnel 2 – Travailler ensemble, échanger de la connaissance ». En particulier pour le principe « 2.3 – Mettre en œuvre le projet » du modèle KWC en offrant la possibilité de documenter le projet dans une bibliothèque de document grâce à l’intégration avec SharePoint Online : « Dans Microsoft Teams, chaque équipe dispose d’un site dans SharePoint Online, et chaque canal d’une équipe reçoit un dossier dans la bibliothèque de documents par défaut du site de l’équipe. Les fichiers partagés dans une conversation sont automatiquement ajoutés à la bibliothèque de documents. ».

L’outil est, partiellement inutile pour le segment fonctionnel 1. Surtout pour le principe « 1.5 – Manager l’activité de la communauté » car le rapport d’activité de l’utilisateur est très incomplet. Le rapport permet uniquement de voir l’activité globale de Microsoft Teams ce qui n’est pas d’une grande utilité pour valider la fréquence et le volume d’échange d’une communauté de pratique.

Microsoft Teams permet d’aller au-delà de la simple création de connaissances en permettant l’organisation des connaissances et en facilitant la recherche. D’après la matrice des états de la connaissance, Microsoft Teams permet la création de connaissances tacites vers l’explicites lorsqu’un individu répond à une question dans canal. Lorsqu’un individu effectue une recherche et qu’il trouve la réponse à la question, on parle alors de création de connaissances explicites à tacites. L’outil permet donc de supporter les communautés professionnelles dans l’optique de la création de connaissances.

Suite à l’exploration des différentes fonctionnalités de Microsoft Teams et des différentes catégories d’outils technologiques proposées par Etienne Wenger, il semble que l’outil pourrait être considéré dans les catégories suivantes :

  • Knowledge Worker’s Desktop;
  • Project Spaces;
  • Discussion Groups;
  • Synchronous Interactions;
  • Access to expertise;
  • Knowledge base;

Il couvre lui aussi plusieurs des catégories grâce à l’intégration de SharePoint Online et d’autres applications bien que son point fort soit la catégorie « Synchronous Interactions ».

Ainsi, son spider-web pourrait être illustré ainsi :

spiderWebTeams

Références

  1. Microsoft, Présentation de Microsoft Teams, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2o3vA27
  2. Microsoft, Découvrez Microsoft Teams, la plateforme pour le travail en équipe dans Office 365, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2o1xDU3
  3. Microsoft, Interaction de SharePoint Online et OneDrive Entreprise avec Microsoft Teams, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2H8PKQC
  4. Microsoft, Interopérabilité entre Microsoft Teams et Skype Entreprise, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2BnkKMp
  5. Microsoft, Rapports Office 365 dans le Centre d’administration – Activité de l’utilisateur sur Microsoft Teams, consulté le 11 février 2018.
    URL : http://bit.ly/2H8u9rC